3 SIMPLES HACKS GMAIL POUR VOUS PERMETTRE DE RESTER ORGANISÉ

3 SIMPLES HACKS GMAIL POUR VOUS PERMETTRE DE RESTER ORGANISÉ

Ces dernières années, Gmail est devenu synonyme de courrier électronique, et de plus en plus d’entreprises utilisent Gmail pour leur courrier électronique d’entreprise. En juin 2012, Google a annoncé un nombre impressionnant de 425 millions d’utilisateurs actifs de Gmail dans le monde. Que vous utilisiez Gmail pour votre courrier électronique professionnel ou personnel, il existe plusieurs façons de tirer le meilleur parti de votre compte.

Voici trois façons simples de tirer le meilleur parti de Gmail au quotidien :

Utiliser des filtres et des étiquettes pour organiser le courrier entrant

En tant qu’utilisateur de Gmail à des fins professionnelles, je souhaite que mon courrier entrant soit trié aussi efficacement que possible afin de savoir immédiatement où je dois commencer à lire. Ma boîte de réception est organisée de telle sorte que tout courrier électronique provenant d’un bureau d’entreprise avec lequel je communique saute la boîte de réception et soit classé sous le label « Entreprise ». Dans le même temps, il est classé dans un sous-dossier organisé par bureau. Par exemple, lorsque je reçois un courrier électronique de mon contact au bureau de Caroline, il apparaît dans les deux dossiers. De cette façon, je peux voir d’un coup d’œil combien de courriels m’attendent et quels bureaux je dois consulter.

Sous chaque sous-dossier, j’ai créé un dossier « Envoyé », de sorte qu’en un clic, je peux facilement voir quelle correspondance j’ai envoyée à un bureau spécifique.

En prenant quelques instants pour mettre en place les filtres et les étiquettes, j’ai économisé des heures de recherche de courriers électroniques envoyés et reçus. Cela m’a également permis de me plonger dans ma journée beaucoup plus facilement que si je ne faisais que fouiller dans une pile de courriels non triés.

Utilisez Gmail pour gérer votre liste de tâches

J’utilise ma liste de tâches quotidiennement pour garder une trace de mes « choses à faire » les plus importantes de la journée. Gmail m’a énormément aidé à rester en tête de cette liste.

Tout d’abord, cliquez sur l’icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit de votre écran Gmail. Dans le menu « Paramètres », assurez-vous que l’option « Raccourcis clavier » est activée.

Ensuite, chaque fois qu’un e-mail arrive avec une action, appuyez sur les touches Maj + T pour lui créer une tâche. L’objet de l’e-mail devient le nom de la tâche, avec un lien en dessous vers l’e-mail correspondant. La barre de tâches reste en bas de mon écran Gmail, où je peux l’agrandir ou la réduire selon mes besoins. Les membres de mon équipe savent que s’ils ont besoin que je travaille sur quelque chose, ils incluent « TASK : » au début de leur ligne d’objet afin que je puisse l’étiqueter correctement.

Enfin, pour pouvoir accéder facilement à ma liste de tâches en déplacement, j’ai ajouté le site http://gmail.com/tasks à mes favoris sur mon smartphone. Je peux maintenant voir facilement et rapidement mes tâches prioritaires où que je sois.

Utiliser Gmail Labs pour une boîte de réception entièrement personnalisée

Une autre façon de tirer le meilleur parti de Gmail est d’utiliser Gmail Labs pour créer un client de messagerie vraiment unique.

Cliquez sur l’icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez « Labs » dans le menu du haut. Parcourez la liste pour voir ce qui vous plaît le plus dans les laboratoires.

J’écris beaucoup de courriels similaires, j’ai donc activé la fonction « Réponses en boîte » pour pouvoir écrire rapidement des messages plus courants. Je veux aussi pouvoir consulter mon agenda Google quotidien depuis ma boîte de réception, j’ai donc activé ce laboratoire. Jouez avec les différentes options jusqu’à ce que vous trouviez la configuration parfaite pour vos besoins.

Avec un peu d’organisation et de prévoyance, Gmail peut être l’outil parfait pour vous aider à organiser votre journée. Que vous soyez un utilisateur occasionnel ou que vous envoyiez et receviez des centaines d’e-mails par jour, Google vous a fourni les outils nécessaires pour créer une interface de messagerie électronique entièrement personnalisée. Si vous faites partie des 425 millions d’utilisateurs de Gmail, commencez à utiliser ces fonctionnalités avancées dès aujourd’hui pour tirer le meilleur parti de votre boîte de réception !